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Come organizzare un viaggio in un giorno!

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Molti mi chiedono quanto ci metto ad organizzare un itinerario complesso per un viaggio perfetto ma comunque personalizzato e se è possibile farlo in tempi brevi. Premesso che, ovviamente, più tempo si dedica all’organizzazione del viaggio più questo si riesce ad ottimizzare, resta comunque possibile. Anzi, proprio per dimostrarvi che tutto è possibile, vedremo come organizzare un viaggio in un giorno dalla A alla Z, a partire dalla scelta della meta fino alla preparazione della valigia. E lo faremo comunque seguendo tutti i nostri principi “tototravel” che ci permetteranno di vivere al meglio la nostra esperienza. Non ci credete? Cominciamo subito ad organizzare un viaggio in un giorno… in soli 7 passi!

Organizzare un viaggio in un giorno 

Beh ovviamente il modo più semplice e veloce a cercare un offerta “last-minute” o comunque un pacchetto completo già pronto. É altrettanto ovvio che questo non permette il massimo risparmio, una vera personalizzazione e ottimizzazione dell’itinerario.

Per chi fa il mio lavoro purtroppo capita spesso. Ad esempio perché spesso si configurano all’ultimo momento i dettagli di un Blog-Trip (viaggio organizzato da enti o tour operator per far conoscere ai blogger specifici itinerari). O magari Perché alcuni viaggi sono legati a condizioni metereologiche o eventi dell’ultimo minuto (immaginate un’eruzione). Per un viaggiatore alle prime armi potrebbe sembrare spaventoso. Ma nulla è impossibile con i metodi giusti. E soprattutto organizzare un viaggio in un giorno non deve significare farlo male.

Innanzitutto è importante avere uno schema chiaro di tutte le cose da fare e del loro ordine:

  1. scelta della metà, ovviamente, se non l’avete già;
  2. scelta dei punti di interesse principali e secondari;
  3. organizzazione dell’itinerario;
  4. scelta degli spostamenti;
  5. scelta delle sistemazioni;
  6. verifica e prenotazione;
  7. preparazione del bagaglio.

Bene allora. Prepariamoci ad organizzare un viaggio in un giorno.

1 -Scelta della meta quando si decide di organizzare un viaggio in un giorno

Buongiorno, bene alzati. Sì, è un po’ prestino, ma se avete deciso di organizzare un viaggio in un giorno non potevate certo alzarvi alle 11:00! Abbiamo detto che partiamo proprio dall’inizio quindi vediamo come scegliere la meta. Se invece la destinazione ce l’avete già, potete passare al prossimo paragrafo ma vi perdereste tutte le mie divertentissime battute!

La domanda che si pongono tutti è: “dove voglio andare?

Senza girarci troppo attorno, questa è la domanda sbagliata.

Scegliere la destinazione e poi vedere cosa fare lì e come acquistare una scatola e poi cercare un regalo da metterci dentro!

La vera domanda da porsi è: “cosa mi piace fare?

Vuoi tu spendere migliaia di euro per trovarti in un luogo in cui dovrai cercare poi su Internet qualcosa da fare che magari non faresti neanche qui come andare a vedere il museo della concia delle pelli di coniglio oppure qualche famosa opera d’arte che in realtà è una tazza del cesso inchiodata al muro?”

Nello scegliere la vostra meta dovete partire da questo: “cosa farò in quei preziosi giorni in cui mi troverò lì?”

Non fraintendete: questo non significa che visitare semplicemente un luogo lontano, che magari vi ha sempre affascinato, respirarne i profumi, sentirne le vibrazioni non sia già qualcosa da fare. Anzi è qualcosa di grandioso da fare. Ma soltanto se l’idea scaturisce da questo obiettivo. Anche voler visitare tutte le capitali europee può essere qualcosa da fare, se vi piace vedere le grandi città, le loro caratteristiche o la vita notturna, controllare le diverse sfumature di smog o qualsiasi altra cosa vi frulli per la testa.

Quindi per scegliere dove andare potete semplicemente pensare a cosa vi va di fare e cercare il luogo per farlo.

Ad esempio se vi va di rilassarvi potete cercare una SPA in una distanza compatibile col vostro budget e il tempo che avete a disposizione. E così via. E visto che avete solo un giorno per organizzare non cercate cose troppo complicate: è inutile andare troppo lontano se magari c’è qualcosa dietro l’angolo che vi offre la stessa esperienza.

Mi raccomando se la meta è estera prima di perdere tempo ad organizzare un viaggio che poi non potrete realizzare verificate innanzitutto se è necessario un visto e avete i tempi materiali per ottenerlo. Poi controllate bene se il luogo è sicuro. Tra i milioni di notizie che girano online vi consiglio vivamente di consultare il sito viaggiaresicuri.it del Ministero degli Affari Esteri (una volta che fanno qualcosa di buono con i nostri soldi conviene approfittarne…).

Prima di proseguire fate un rapido conto economico aereo alberghi più una diaria giornaliera per vedere se ci state col budget prima di proseguire.

2- Scelta dei punti di interesse principali e secondari quando si organizza un viaggio in un giorno.

Se state leggendo Questo articolo è perché volete fare una cosa davvero “cool”, da veri viaggiatori e non da turisti fessi.

Ogni momento della vostra vacanza ha un forte valore e dovete sfruttarlo al meglio per divertirvi, rilassarvi o comunque provare tutte quelle emozioni che solo il viaggio sa regalare. Non dovete passarlo certo a cercare cosa c’è da fare. Nè vorrete ritrovarvi su uno di quegli autobus che vi fanno salire e scendere per visitare tutti i luoghi più particolari di una città facendovi come sentire in obbligo di doverli vedere uno per uno, perfino quelli con file chilometriche di turisti intenti a visitare l’ex villa del cugino di terzo grado del presidente di Mediolonia, senza essere davvero interessati alla sua storia o architettura, ma semplicemente perché ci vanno tutti. Ma perché? Perché, soprattutto, dovreste andarci voi? Cosa vi interessa vedere, provare? Cosa vi rimarrà? Se non avete una risposta valida, non sprecate il bene più prezioso, il vostro tempo (oltre ai soldi dell’ingresso e di tutto il resto).

Oddio! Fra doccia e cornetto sono già le 9:00. Sì lo so avete fretta perché dovete organizzare un viaggio in un giorno, ma questa parte spesso trascurata è in realtà la più importante: concedetevi almeno un’oretta per farvi un’idea di quali sono i punti di interesse principali che vorrete (o “dovrete” nel caso di viaggio di lavoro) visitare. Controllate anche dove si trovano, gli orari di apertura eccetera,  altrimenti rischierete di mancarli.

Se il viaggio abbastanza lungo poi, trovate anche dei punti di interesse secondari che serviranno solo come una sorta di “contorno”. Sono attività o visite che arricchirebbero il viaggio, ma non sono per voi fondamentali. Serviranno a riempire gli spazi eventualmente lasciati vuoti. Una mezz’ora per questi dovrebbe bastare. E siamo già alle 10:30.

È chiaro che in un’organizzazione del genere non potete avere elementi troppo fissi ,ma è meglio farsi un’idea prima di prenotare tutto.

Ricordatevi che del resto è da questo che dovreste partire: dal contenuto, non dalla scatola!

Chi viaggia senza programmare nulla, invece, almeno un’occhiatina dovrebbe darla. Anche per questo tipo di itinerari, infatti, è sicuramente meglio acquisire più informazioni possibili prima della partenza. Salvo che non si abbiano tempo e fondi illimitati, partire preparati permette di non incorrere in problemi e di ottenere il massimo, anche se non avete prenotato nulla prima. Capisco che a tipi come voi ciò potrebbe sembrare un po’ rovinarsi la sorpresa, ma dove andrete alcune informazioni potrebbero non essere disponibili. E soprattutto dovrete inevitabilmente sottrarre tempo al vostro soggiorno per reperirle.

E poi anche scegliere i punti di interesse è una sorta di “vacanza”. Significa iniziare a viverla, immaginarla e quindi trasportarsi in quella dimensione. Come dicono in un noto spot “L’attesa del piacere è essa stessa piacere” (G. E. Lessing).

3- Organizzare un viaggio in un giorno: itinerario

Se avete deciso di rivolgervi ad un’agenzia (fisica o online) mostrategli i vostri punti di interesse, tempi e spesa e cercate di organizzare con loro un itinerario che funzioni.

Se siete dei veri viaggiatori e volete personalizzare al meglio le vostre scelte pescando a 360° nella giungla di internet allora vi consiglio innanzitutto di andare a ripescare quegli obsoleti oggetti un tempo noti come “carta e penna” che avete riposto nel baule in soffitta. Fatevi uno schemetto a mano. Fidatevi è tutta un’altra cosa. Al massimo stampatevi una mappa della destinazione come background. Iniziate posizionando tutti i vostri punti di interesse che dovete visitare e cercate di capire che tipo di viaggio vi conviene fare:

  • Meta fissa se i POI sono sufficientemente raccolti attorno ad una sola zona specifica, siete fortunati e potete organizzare l’itinerario nella maniera più semplice, cioè recandovi in una sola località e da lì fare tutto.
  • Itinerante e cioè che tocchi tutte le varie mete in sequenza. Suggerito frequentemente da agenzie tour operator nasconde diversi svantaggi: il primo è senz’altro quello di doversi spostare continuamente, fare molti check-in e check-out con la conseguente perdita di tempo. Ma il vero problema di questo tipo d’itinerario e che le tappe hanno una sequenza prestabilita che non vi permette di scegliere dove andare, quale attrazione visitare o quale attività svolgere, di giorno in giorno, magari in base al tempo o al vostro stato d’animo: non potrete considerare una volta in loco gli elementi che potrebbero influenzare questa scelta. É adatto comunque allo stile backpacking e ai viaggi  in camper (e vi consiglio di scoprire su “Smart Travelling” come fare il viaggio in camper GRATIS).
  • Road trip in cui il percorso è parte integrante del viaggio stesso (un po’ come nella vita…) anche se sostanzialmente finalizzato al raggiungimento di una meta. Anche questo caso è adatto a campeggiatori, backpackers e chi preferisce partire senza prenotare o preparare troppo il viaggio. Attenzione però, questa scelta deve essere comunque operata in maniera oculata in luoghi adatti dal punto di vista della sicurezza, e della ricettività turistica, considerando soprattutto i periodi di peak season. Ancora vi consiglio “Smart Travelling” per scoprire il segreto per fare il viaggio praticamente GRATIS.
  • Itinerario con “fuochi” ovvero punti dove conviene cercare le sistemazioni e da lì partire per le varie attività circostanti. Come per tutti gli altri, anche qui c’entrano molto i vostri gusti ed esigenze. Anche per questo che solo voi potete confezionare un viaggio davvero su misura per voi stessi.

Ora bisogna un po’ “giocare” con la matita, e soprattutto la gomma da cancellare. Valutate i tempi, gli spostamenti i costi eccetera. Spesso vi troverete a scegliere se fare di più, rischiando di fare male e velocemente, o viceversa, tralasciare qualcosa. Questo vale un po’ per tutte le scelte della vita, comunque (a meno che non siate Highlander).

Ricordatevi di valutare tutte le opzioni, con calma. Considerate ad esempio anche che se qualche punto di interesse si trova lungo la strada tra un fuoco e un altro, si può pensare di visitarlo durante il trasferimento (ma ricordate che questo significa avere una data fissa per quell’attività, con i relativi rischi). Spesso si parte da un territorio più ampio per poi (a causa ovviamente del tempo e del budget) ridurre il discorso a un’area più ristretta.

Questa fase può sembrare un po’ articolata la prima volta perché richiede molte considerazioni tutte insieme. È anche la parte po’ più ostica nei nostri workshop, sebbene di persona sia più facile sviscerare l’argomento.

Quello che vi posso dire, comunque, è che la nostra associazione resta a disposizione e potete contattarci  per chiedere chiarimenti quando volete, gratuitamente.

Vi posso garantire, però, che dopo i primi tentativi il meccanismo diventerà semplice e automatico. Anzi vi dirò di più, se avete capito fino in fondo il concetto, sarete in grado di sviluppare col tempo un metodo magari, ma personalizzato, così come ognuno sa leggere meglio la propria scrittura (farmacisti a parte, che non si sa come riescono a leggere anche quella dei medici).

4 – Scelta dei trasporti nell’organizzare un viaggio in un giorno

Vi sarete già fatti all’inizio, spero un’idea del trasporto per poter valutare il budget. Adesso si tratta di scegliere più specificatamente.

Se dovete prendere l’aereo Ricordatevi che i siti su cui prenotare voli sono tanti e offrono più o meno le stesse possibilità. Il consiglio è di specializzarsi con un paio, in modo da conoscerne bene l’interfaccia, capirne i numerosi trabocchetti – fidatevi ci sono sempre – e comunque verificare il prezzo almeno due volte. Non dimenticatevi di valutarne attentamente i dettagli, come le ore di scalo, gli orari e soprattutto la durata.

Scegliete poi tutti gli altri vari mezzi di trasporto o almeno accertatevi che ce ne siano.

Fate molta attenzione nel caso che decidiate di prendere la macchina a noleggio al tipo di assicurazione. Visto che avete soltanto un giorno per organizzare il viaggio è un po’ complicato spiegarvi tutte le varie sfaccettature ma vi invito ancora a dare un’occhiata al nostro manuale dove troverete diversi trucchetti per risparmiare fino al 50% sul noleggio auto.

5 – Organizzare un viaggio in un giorno: scelta delle sistemazioni;

Va da sé che la scelta della tipologia di sistemazione dipende dai vostri gusti e da come volete vivere la vacanza.

Se non avete già contatti diretti, dovrete ovviamente utilizzare gli appositi siti. Ormai ce n’è una giungla anche perché, per fortuna, il turismo è sempre in ascesa.

Il mio sito di riferimento è senza dubbio tripadvisor.com. Lo so, c’è chi lo ama ma anche chi lo odia, soprattutto perché permette di poter recensire senza nessuna prova di aver visitato l’attrazione o la struttura. Inoltre, sebbene sia nato “puro”, con introiti basati su innocui banner e affiliazioni, ora è diventato anche un portale di vendita e quindi rischia di portarvi verso una scelta pilotata e non per forza migliore. Tuttavia, che vi piaccia o no è il sito numero uno al mondo per il turismo con quasi un milione di visitatori al giorno, circa 35 milioni di recensioni, 200.000 Hotel e 30.000 destinazioni. L’utilizzo è semplice. Basta impostare i vari parametri (anche tramite mappa) e iniziare a ricercare.

Attenzione, attenzione (non è un errore, l’ho scritto apposta due volte): su molti siti chiunque può scrivere una review, quindi anche i gestori stessi delle strutture. Se pensate che ciò sia facilmente individuabile dal numero di recensioni complessive, sappiate che ci sono compagnie che offrono commenti fake alle varie strutture. Una cosa che può tutelarvi è valutare le recensioni su siti che le permettono solo a chi ha soggiornato davvero nella struttura. Per gli alberghi io utilizzo booking.com, perché è un vero colosso ed ha un’interfaccia che ritengo ottima (soprattutto per i filtri e le recensioni). Per attività extralberghiere io utilizzo airbnb.com, senza dubbio tra i  migliori per ricercare Bed and Breakfast e affittacamere, o il gruppo di homeaway.com (con Homelidays, ecc.) con pochi rivali per l’affitto di casa-vacanze all’estero.

Se trovate invece le strutture che vi interessano direttamente su Internet potete chiamarle per chiedere gentilmente un offerta last-minute. Se fate parte di un’associazione come la nostra, scrivete in un blog, o semplicemente partecipate a forum o siti di recensioni, lasciatelo delicatamente trasparire.  Magari basterà chiedere chiarimenti su qualcosa che avete letto su una recensione per far loro capire, quanto meno, che siete turisti attenti.

A questo punto chiedete un bello sconto, eventualmente facendo presente che siete a conoscenza del fatto che prenotando attraverso altri canali quest’ultimi chiederebbero loro una commissione (a volte ingente). Per questo molte grandi catene offrono sul proprio sito la “garanzia del miglior prezzo” che potete richiamare. Ancora una volta è un argomento molto vasto e specifico, ma comunque scegliate di prenotare ricordatevi che vale il seguente principio: meglio la stanza peggiore di un hotel migliore che viceversa.

Ricordate: una struttura più recente è solitamente migliore. Magari non è stata testata a lungo, ma ha arredi e rifiniture più moderne (più pulite e salubri, con funzionalità migliori, rendimenti più alti eccetera) e soprattutto una gestione più attenta perché ancora in promozione, in crescita.

6 – Organizzare un viaggio in un giorno: verifica e prenotazione

A questo. Prenotare tutto è necessario che verifichiate l’itinerario: dovete essere certi che gli orari combaciano che ci siano i trasporti necessari da un luogo all’altro e il tempo per trasferirvi, eccetera.  Sì lo so è già passata l’ora di pranzo. Ma tutti sono capaci di organizzare il viaggio in un giorno e farlo male. La nostra sfida è prepararlo al meglio! Quindi prendete un bel panino e con l’altra mano continua a lavorare albero al progetto!

Una volta verificato tutto vi invito anche a fare particolare attenzione all’ordine in cui andate a prenotare. Dio non voglia che dopo tutta l’organizzazione, mentre state prenotando una cosa ne salti un’altra.

Quindi:

  1. prima di tutto confermate il volo intercontinentale che è quello sul quale si può giocare meno;
  2. poi i trasporti interni che di solito hanno qualche alternativa;
  3. a questo punto le sistemazioni, perché più spesso sono sostituibili;
  4. solo se necessario (perché è sempre meglio prevedere e organizzare tutto ma poi definire questi dettagli sul luogo), potete prenotare anche escursioni, visite eccetera, qualora abbiano un potenziale rischio di “tutto esaurito”;
  5. se non avete scelto di prendere la macchina in aeroporto ricordatevi anche di prenotare i trasferimenti;
  6. potete fare l’assicurazione con calma, non varia molto di prezzo e non è soggetta a sold-out.

Anche qui l’elenco è indicativo. Vi sembrerà strano ma a volte ci può essere la necessità di prenotare prima un’attività o un’escursione, quando questa è determinante per il viaggio ed è soggetta a esaurimento.

7 – preparazione del bagaglio

Qui andiamo ancora più su qualcosa di personale e variabile, in base a meta, esigenze, attività, tempo e così via. Ecco comunque alcuni suggerimenti utili ad alleviare quella classica sensazione, a volte terribilmente giustificata, di aver dimenticato qualcosa, come nel film “Mamma ho perso l’aereo” in cui una famiglia lascia a casa per la fretta uno dei figli.

Non vi preoccupate troppo, a parte medicine, soldi e documenti, mediamente si risolve tutto nel luogo di destinazione. Anzi, a volte è anche piacevole e divertente dover acquistare qualcosa all’estero.  Tuttavia, se volete risparmiare tempo e denaro, non trascurate quest’aspetto. L’esigenza di dover acquistare la lametta all’ultimo momento al negozietto del “The Four Seasons” può non essere la scelta economicamente più vantaggiosa. “Better be safe than sorry” dicono gli anglosassoni!

Inoltre ci sono alcune cose particolari quasi impossibili da reperire all’estero, quindi meglio non dare nulla per scontato. Un esempio per tutti: non ci crederete ma in alcuni Stati è quasi impossibile trovare dei semplici fazzolettini di carta per il naso come quelli che da noi si vendono anche ai semafori.

Il metodo banalmente migliore per evitare di dimenticare qualcosa e fare una lista dettagliata e poi spuntarla a man mano che si inseriscono gli oggetti in valigia.  Considerate anche che una volta fatta mi servirà per gli altri viaggi, andrà solo adattata.

Alcuni consigli:

  1. Iniziate a preparare la lista durante la pianificazione del viaggio perché sarà in quel momento che vi salteranno in mente le cose particolari da portare, tipo la cuffia, se richiesta nella SPA di un hotel, o il vostro personale snorkel se decidete di nuotare con gli squali.
  2. Evitate di portarvi cose superflue. Sembra ovvio ma è l’errore più comune.
  3. Cercate altresì di utilizzare capi, calzature e oggetti che possano svolgere più funzioni.
  4. Se volate ricordatevi i lucchetti (meglio del tipo TSA se viaggiate in USA), le relative chiavi, i cuscini gonfiabili e tutte quelle cosette che al momento in cui servono sembrano indispensabili e che negli aeroporti vengono fatte pagare a peso d’oro.
  5. Valutate anche di portare con voi qualcosa di vecchio che potete tranquillamente lasciare lì, per esempio per liberare un po’ di spazio al ritorno per eventuali acquisti o souvenir.
  6. Scrivete più volte soldi, documenti necessari e soprattutto M E D I C I N A L I. Alcuni potrebbero non essere reperibili o contenere percentuali di principio attivo diverse, e quindi richiedere dosaggi differenti (è il caso, per esempio, dell’insulina negli Stati Uniti). Ricordatevi i medicamenti importanti che vi servono anche solo sporadicamente, e una discreta riserva.
  7. Fate in modo che ogni capo si possa accostare più o meno con tutti gli altri in modo da darvi la massima versatilità. Cercate per quanto possibile capi che possano essere usati in più occasioni. Portatevi calzature, ad esempio, che potete usare in molteplici situazioni, piuttosto che più paia di scarpe (tra le cose più pesanti e ingombranti). Sono sicuro che ci saranno tante altre cose più importanti che sembrare all’ultima moda, nel vostro meraviglioso viaggio esperienziale, ma questo è un discorso molto personale.
  8. Siate elastici: portatevi indumenti che possano essere indossati a “cipolla”, cioè a strati, uno sull’altro, in modo da potervi adattare a diversi climi. Considerate anche che spesso si finisce per acquistare qualcosa in loco, perché conveniente o caratteristico.
  9. È ovvio che tutto dipende da luogo periodo e tipo di itinerario: se c’è il rischio di essere punti dalle zanzare, è auspicabile portare con sé colori semplici, perché pare che quelli vivaci le attraggano. Se avete intenzione di avventurarvi in qualche area non proprio sicura, portatevi abiti adatti: sempre meglio non sembrare troppo ricchi né troppo turisti. E così via.
  10. Nella lista inserite anche tutte le varie operazioni che dovete ricordarvi di fare prima di partire. Anche le più banali come gettare l’immondizia o dire alla vicina di portare il cibo al vostro gatto.

Ormai è tardo pomeriggio… E dovete ancora preparare la valigia!

Questo non significa che dovrete farla male e di fretta. Basterà infatti leggere nel nostro Blog l’articolo “come fare la valigia in maniera intelligente” e seguire passo passo i consigli riportati.

Se volete approfondire non dimenticatevi di consultare in nostro manuale di viaggio “Smart Travelling – trucchi segreti e strategie per il viaggiatore moderno”!

Se invece volete consigli specifici contattatemi su info@tototravel.it anche per suggerire l’argomento per i prossimi post!

E… “May the force of travelling be with you!”